De nouvelles mentions obligatoires apparaîtront sur les feuilles de route. III

Une lettre de voiture est un document comptable pour le transport officiel. Si le propriétaire de la voiture est une organisation, ce document confirme le droit de conduire. Si la voiture est privée mais utilisée à des fins professionnelles, cela aide à calculer les coûts. De nombreux services contrôlent les bons : le Service fédéral des impôts, l'Inspection nationale de la sécurité routière et l'inspection du travail. Où puis-je me procurer les bons formulaires, comment les remplir correctement et éviter d'éventuelles sanctions en cas d'erreur, en tenant compte des dernières évolutions de la législation ?

Les soi-disant « bons » sont des documents comptables primaires qui doivent être conservés par toutes les organisations et entrepreneurs individuels exploitant des véhicules. Dans le même temps, les personnes morales et les entrepreneurs individuels fournissant des services de transport de marchandises ou de personnes sont tenus d'utiliser des formes unifiées de ces documents.

Selon le type de véhicules et leur domaine d'application, différents types de feuilles de route doivent être utilisés. Des formulaires distincts ont été élaborés pour les propriétaires et les locataires :

• voitures particulières;
• camions;
• transports spéciaux;
• taxi de passagers;
• taxi-cargo;
• bus publics et non publics.

Les formulaires nécessaires aux entrepreneurs ont été approuvés il y a vingt ans par la résolution du Comité national des statistiques du 28 novembre 1997 n° 78. Ils sont toujours d'actualité, même si au fil des années, diverses modifications ont été apportées aux formulaires à plusieurs reprises. Conformément à l'arrêté du ministère des Transports du 7 novembre 2017 n° 476 du 15 décembre 2017, des informations complémentaires sur le propriétaire du véhicule doivent être indiquées sur la feuille de route. Les entrepreneurs individuels étaient tenus d'indiquer leur OGRN et les organisations - OGRN.

Les formulaires unifiés ne conviennent pas à toutes les organisations et ne sont pas obligatoires pour tout le monde. Par conséquent, une personne morale (ou un entrepreneur individuel) a le droit de développer sa propre version, qui doit prendre en compte tous les détails obligatoires et les indicateurs nécessaires. L’utilisation de votre propre formulaire modifié doit être indiquée dans les politiques comptables de l’organisation, telles que définies au paragraphe 4 du PBU 1/2008. N'oubliez pas que les règles régies par l'article 9 de la loi fédérale du 6 décembre 2011 n° 402-FZ sur la comptabilité s'appliquent également aux documents primaires de reporting strict.

Nouveau formulaire de lettre de transport à partir de 2019

Une feuille de route du véhicule est requise lorsqu’un véhicule part au travail, qu’il s’agisse de la propre voiture de l’organisation ou d’une voiture louée. Des exigences strictes pour remplir ce document principal sont établies uniquement pour les entreprises de transport automobile, cependant, pour toutes les autres, il s'agit d'un document de stricte responsabilité, il doit donc contenir des informations obligatoires.

En 2018, ces informations étaient plus nombreuses - les responsables ont ajouté l'obligation d'indiquer dans la feuille de route des informations sur le conducteur passant le contrôle avant le départ de l'état technique de la voiture. En outre, le cachet rond obligatoire sur le formulaire délivré a été supprimé.

Feuilles de route : règles à remplir en 2019

La procédure de délivrance des lettres de transport est établie par l'arrêté du ministère des Transports de Russie du 18 septembre 2008 n° 152, en vigueur tel que modifié le 21 décembre 2018, entré en vigueur le 1er mars 2019. Les lettres de voiture sont prises en compte dans un journal spécial. Examinons de plus près les changements survenus dans les lettres de voiture en 2019 et comment rédiger ce document afin que les inspecteurs du fisc et de la police de la circulation, qui consultent le plus souvent ce document, n'aient aucune question.

Dans les organisations de transport automobile, ce sont les répartiteurs qui sont chargés de remplir ce formulaire, tandis que dans d'autres entreprises, il peut s'agir simplement d'un employé autorisé à libérer les véhicules pour le déplacement. Ces responsabilités doivent être déléguées par arrêté du chef de l'organisation, puisque c'est celui qui remplit le document qui est responsable des erreurs qui y sont commises. Parfois, les chauffeurs s’occupent eux-mêmes des formalités administratives. Cependant, en règle générale, les conducteurs doivent remplir uniquement leur partie du document - enregistrer les données sur le kilométrage de la voiture conformément aux indicateurs des instruments de la voiture.

Vous pouvez émettre un bon pour un vol, un jour ouvrable ou une équipe. De plus, le formulaire unifié offre la possibilité de prolonger la validité de ce document, car diverses situations peuvent arriver à une voiture lors d'un voyage et conduire sans feuille de route est une infraction.

La lettre de voiture, dont la forme est unifiée, se divise en plusieurs formes différentes, selon le type de véhicule. Ces formulaires diffèrent par leur contenu et leurs exigences de remplissage. Nous les avons rassemblés dans un tableau afin que chaque organisation puisse s'y retrouver et choisir celle dont elle a besoin.

Formulaire de lettre de transport unifié	Qui le remplit et comment ?

« Sur l'approbation des mentions obligatoires et la procédure de remplissage des lettres de voiture » (ci-après arrêté n° 152). Toutes les modifications s'appliquent aux lettres de voiture émises après le 25/02/2017.

La nouvelle procédure d'établissement des feuilles de route doit être appliquée par les personnes morales et les entrepreneurs individuels exploitant des voitures et camions, des bus, des trolleybus et des tramways.

Examinons de plus près les modifications approuvées.

Changement n°1

Dans la partie en-tête de la lettre de voiture, les organisations et les entrepreneurs individuels ont désormais le droit de ne pas apposer leur sceau ou leur cachet (article 12 de l'arrêté du ministère des Transports de la Fédération de Russie n° 152).

Changement n°2

Les organisations et les entrepreneurs individuels sur la feuille de route, en plus de la note d'examen médical, doivent faire une note sur le contrôle avant le départ de l'état technique du véhicule (indiquant la date et l'heure de la conduite). Une telle marque est apposée soit par l'inspecteur de l'état technique des véhicules, soit par l'inspecteur de l'état technique des transports électriques terrestres urbains et est certifiée par sa signature indiquant le nom et les initiales (article 16.1 de l'arrêté du ministère des Transports). de la Fédération de Russie n° 152).

Mentions obligatoires de la lettre de transport

Les mentions obligatoires de la feuille de route n'ont pas changé.

Afin d'amortir les carburants et lubrifiants sur la base d'une feuille de route, il est nécessaire d'indiquer les détails suivants (article 3 de l'arrêté n° 152) :

• nom et numéro ;
• des informations sur la période de validité ;
• des informations sur le propriétaire (propriétaire) du véhicule ;
• des informations sur le véhicule ;
• informations sur le conducteur.

Les informations sur la période de validité doivent inclure la date (jour, mois, année) pendant laquelle vous pouvez voyager avec la lettre de transport émise. Le document peut être délivré pour plusieurs jours, mais pas plus d'un mois (article 10 de l'arrêté du ministère des Transports de la Fédération de Russie n° 152) - dans ce cas, vous devez indiquer les dates de début et de fin de la période. quand la feuille de route peut être utilisée.

Dans la ligne concernant le propriétaire du véhicule, vous devez indiquer :

• pour une personne morale - nom, forme juridique, localisation, numéro de téléphone ;
• pour les entrepreneurs individuels - nom, prénom, patronyme, adresse postale, numéro de téléphone.

La feuille de route doit inclure des informations sur le véhicule :

• type de véhicule (voiture ou camion, bus ou trolleybus, etc.) ;
• modèle de véhicule (VAZ-2101, Audi A3, etc.) ;
• plaque d'immatriculation nationale du véhicule ;
• relevés du compteur kilométrique (kilomètres complets parcourus) lorsque le véhicule quitte le garage (dépôt) et entre dans le garage (dépôt) ;
• date (jour, mois, année) et heure (heures, minutes) de la sortie du véhicule de son emplacement de stationnement permanent et de son retour.

Les informations sur le conducteur doivent contenir :

• nom, prénom, patronyme du conducteur ;
• date (jour, mois, année) et heure (heures, minutes) de l'examen médical avant et après le voyage du conducteur.

Depuis le 15 décembre 2017, la procédure de remplissage des formulaires de déplacement a de nouveau changé. Les modifications correspondantes ont été apportées par arrêté du ministère des Transports de la Fédération de Russie . Conformément à ces modifications, la feuille de route doit indiquer :

• OGRIP- entrepreneurs individuels, OGRN— les organisations;
• jour et heure de la dernière inspection avant départ de l'état technique du véhicule (si une inspection obligatoire est établie par la loi).

En plus des détails spécifiés, la lettre de voiture, en tant que document principal, doit contenir les détails obligatoires établis pour tous les documents primaires, paragraphe 2 de la loi fédérale du 6 décembre 2011 n° 402-FZ « sur la comptabilité » (ci-après dénommée comme la loi n° 402-FZ). Cette loi, ainsi que l'arrêté du ministère des Transports n° 152, incluent le « Nom du document » comme mentions obligatoires.

Mentions obligatoires, selon la loi n° 402-FZ :

• nom du document ;
• date de préparation du document ;
• nom de l'entité économique qui a rédigé le document ;
• contenu du fait de la vie économique ;
• la valeur de la mesure naturelle et (ou) monétaire d'un fait de la vie économique, en indiquant les unités de mesure ;
• le nom du poste de la ou des personnes qui ont réalisé la transaction, l'opération et la ou les personnes responsables de son exécution, ou le nom du poste de la ou des personnes responsables de l'exécution de l'événement accompli ;
• les signatures des personnes responsables indiquant leurs noms et initiales ou d'autres détails nécessaires pour identifier ces personnes.

Les employés de l’entreprise utilisent souvent leur voiture personnelle pour leurs déplacements professionnels. Par exemple, un directeur utilise une voiture pour ses déplacements professionnels et un responsable peut conduire une voiture personnelle pour se rendre à des réunions avec des partenaires.

Pour confirmer le coût du carburant et des lubrifiants, chaque voyage doit être reflété sur le titre de transport. Un certificat médical est-il nécessaire dans ce cas ?

Détails supplémentaires de la feuille de route

Les organisations et les entrepreneurs individuels peuvent indiquer dans la feuille de route des détails supplémentaires qui tiennent compte des spécificités de leurs activités liées au transport de marchandises, de passagers et de bagages par différents modes de transport (article 8 de la section II de l'arrêté n° 152).

Ces détails supplémentaires, selon l'auteur, peuvent être :

• consommation de carburant standard ;
• économie de carburant par rapport à la consommation standard ;
• consommation de carburant excédentaire par rapport à la consommation standard.

Les détails répertoriés sont contenus dans.

Ces détails permettent à l'organisation d'exercer un contrôle interne sur la validité de la radiation du carburant.

En plus de tous les détails énumérés ci-dessus, la feuille de route doit indiquer la date et l'heure du relevé du compteur kilométrique à la sortie et au retour du véhicule du stationnement permanent. La date et l'heure sont estampillées par les personnes habilitées désignées par décision du chef d'entreprise/entrepreneur individuel, et certifiées par leurs cachets ou signatures indiquant leurs initiales et leurs noms, sauf dans les cas où l'entrepreneur individuel cumule les fonctions de gérant et de conducteur.

Il est également nécessaire d'apposer le cachet et la signature du professionnel de la santé qui a procédé à l'examen médical correspondant du conducteur, en indiquant le nom, le prénom et le patronyme (article 16 de l'arrêté n° 152).

Formulaire de lettre de transport et procédure comptable

Les formes des documents comptables primaires dans une organisation commerciale sont déterminées par le dirigeant. Les formes des documents comptables primaires des organisations du secteur public sont établies conformément à la législation budgétaire de la Fédération de Russie (article 4 de la loi n° 402-FZ).

L'utilisation du formulaire de lettre de transport développé dans l'organisation doit être approuvée par la politique comptable. Les exigences relatives à l'élaboration de politiques comptables sont définies dans le Règlement comptable «Politiques comptables de l'organisation» () - les politiques comptables sont formées par le chef comptable ou une autre personne effectuant la comptabilité dans l'organisation, sur la base de ce PBU et approuvées par le chef de l'organisation.

Les organisations doivent élaborer un formulaire de lettre de transport en tenant compte des exigences énoncées et approuver son utilisation par les politiques comptables.

Il convient de noter que conformément à l'arrêté du ministère des Transports n° 152, les propriétaires (possédants) de véhicules sont tenus d'enregistrer les lettres de voiture émises lors de l'enregistrement des lettres de voiture.

Ci-dessous, nous vous proposons un exemple de remplissage d'une feuille de route.

Taux de consommation de carburant

Les normes de consommation de carburant et de lubrifiant dans le transport routier ont été introduites par l'arrêté du ministère des Transports de Russie « Sur la mise en œuvre des recommandations méthodologiques « Normes pour la consommation de carburants et de lubrifiants dans le transport routier ».

Conformément au paragraphe 1 des présentes Recommandations méthodologiques, elles sont destinées aux entreprises de transport automobile, aux organismes impliqués dans le système de gestion et de contrôle, aux entrepreneurs, etc., quelle que soit leur forme de propriété, exploitant des équipements automobiles et du matériel roulant spécial sur châssis de véhicule sur le territoire de la Fédération de Russie.

Il convient de noter que le Code des impôts de la Fédération de Russie ne contient pas de dispositions sur le rationnement des coûts des carburants et lubrifiants. Parallèlement, l'application de ces normes permettra aux organisations de confirmer la justification économique des dépenses engagées en cas de désaccord avec l'administration fiscale (article du Code des impôts de la Fédération de Russie).

Qu'est-ce qui a changé dans le remplissage des formulaires de voyage depuis le 26 février 2017 ? Est-il nécessaire de délivrer des documents de voyage via le nouveau formulaire en mars ? Est-il vrai que chaque feuille de route exige désormais la signature d'un mécanicien indiquant qu'une inspection avant départ d'une voiture ou d'un camion a été effectuée ? Comment prendre en compte les évolutions depuis le 15 décembre 2017 dans les documents de voyage ? Dans cet article, vous trouverez des réponses à ces questions et à d'autres, et vous pourrez également télécharger de nouveaux formulaires de formulaires de voyage.

Formulaires de lettre de transport

En 2017, une organisation ou un entrepreneur individuel peut constituer et utiliser :

• ou des formes unifiées de lettres de voiture (approuvées par le décret du Comité national des statistiques de Russie du 28 novembre 1997 n° 78) ;
• formes de feuilles de route développées de manière indépendante.

Si des exemples de lettres de voiture unifiées ne conviennent soudainement pas à une entreprise ou à un entrepreneur individuel (par exemple, s'ils contiennent des détails « supplémentaires » ou s'il n'y en a pas de nécessaires), vous pouvez alors développer indépendamment des formes de lettres de voiture. Mais dans ce cas, vous devez garder à l'esprit que le formulaire élaboré de manière indépendante doit contenir toutes les informations obligatoires prévues à la section II de l'arrêté n° 152 du ministère des Transports de Russie du 18 septembre 2008.

Des lettres de transport sont nécessaires pour confirmer le caractère productif des voyages et amortir le carburant, les pièces de rechange et l'indemnisation pour l'utilisation des transports personnels dans la comptabilité fiscale.

Nouvelles mentions obligatoires à partir du 26 février

Depuis le 26 février, le ministère des Transports a élargi la liste des mentions obligatoires de la feuille de route (arrêté du ministère des Transports de Russie du 18 janvier 2017 n° 17). A partir de cette date, il est obligatoire d'apposer une marque sur la feuille de route pour vérifier l'état technique de la voiture avant le voyage. Le mécanicien doit indiquer la date et l'heure de l'inspection du véhicule, sa signature, son nom et ses initiales. Auparavant, de telles marques pouvaient également être placées, mais ce n'était pas du tout nécessaire. Ainsi, depuis le 26 février 2017, les mentions obligatoires des fiches de voyage élaborées de manière indépendante comprennent :

1. Titre - feuille de route ;
2. Nombre;
3. Période de validité ;
4. Informations sur le propriétaire de la voiture ;
5. Type et modèle de machine ;
6. Plaque d'immatriculation nationale de la voiture ;
7. Relevés du compteur kilométrique à la sortie du garage et à l'entrée dans le garage ;
8. Date et heure de sortie du garage et d'entrée dans le garage ;
9. Signature et nom complet un employé qui inscrit les relevés du compteur kilométrique, la date et l'heure sur la feuille ;
10. Nom et prénom conducteur;
11. Date et heure de l'examen médical du conducteur avant et après le voyage ;
12. Cachet, signature et nom complet. un professionnel de la santé qui procède à un examen médical ;
13. Une note sur l'inspection avant départ de l'état technique du véhicule avec date et heure ;
14. Signature et nom complet contrôleur de l'état technique de la machine.

Annuler l'impression

À partir du 26 février 2017, vous n'aurez peut-être plus besoin d'apposer un sceau ou un cachet sur vos feuilles de route. Il y a suffisamment d'informations sur le propriétaire de la voiture. Il s'agit du nom, de l'adresse et du numéro de téléphone de l'entreprise ou du propriétaire. Cela découle également de l'arrêté du ministère des Transports de Russie du 18 janvier 2017 n° 17). Cependant, le cachet peut être apposé après la date indiquée - il n'y aura pas d'erreur.

Émettez une feuille de route pour chaque jour ou une autre période - pas plus d'un mois. Lorsqu'un véhicule est utilisé par plusieurs conducteurs en équipe, il est possible d'émettre plusieurs feuilles de route pour un véhicule à la fois - pour chaque conducteur.

Nouveau formulaire pour 2017

En raison de l'élargissement de la liste des mentions obligatoires, certaines entreprises et entrepreneurs individuels devront ajuster les formes de leurs lettres de voiture. Si, après le 26 février 2017, la fiche ne contient pas tous les détails requis, les inspecteurs peuvent alors considérer un tel document primaire comme « incomplet ». Et puis, par exemple, des difficultés peuvent survenir lors de la comptabilisation des coûts de carburant et de lubrifiants. Nous avons préparé pour vous un nouveau formulaire de voyage, qui contient tous les détails requis à partir du 26 février. Voilà à quoi il ressemble.

Chaque organisation privée et publique doit documenter clairement toutes ses activités. De nombreux formulaires, formulaires et règles spéciaux ont été élaborés à cet effet. S'ils sont respectés et que les documents sont remplis correctement dans les délais, l'entrepreneur n'aura de problèmes ni avec les structures de contrôle ni avec les autorités fiscales, qui peuvent accorder une exonération des cotisations à l'impôt sur le revenu des personnes physiques. Les hommes d'affaires débutants se posent particulièrement beaucoup de questions sur les règles de remplissage des lettres de transport (PL) et leurs modifications. Aujourd'hui, nous allons vous expliquer comment remplir correctement ces documents importants, et également présenter à votre attention des exemples des formulaires les plus courants développés pour la mise en route d'un véhicule.

Quelques mots sur les sous-marins

Les règles de remplissage doivent être respectées par toute entreprise qui utilise des véhicules dans son activité principale ou secondaire. Sans ce document dûment rempli, aucun véhicule n’a le droit de partir en voyage. Très souvent, les entreprises indemnisent leurs employés qui utilisent des véhicules personnels à des fins professionnelles pour le coût du carburant et des lubrifiants. Ils sont confirmés à l'aide d'une feuille de route ; de plus, les agents de la police de la circulation qui ont arrêté la voiture ont le droit de demander ces papiers, qui indiquent les détails du véhicule, du conducteur et de la destination de l'itinéraire.

A l'aide de ces documents, toute organisation amortit ses dépenses de carburant et bénéficie d'une exonération de l'impôt sur le revenu des personnes physiques pendant une certaine période. Dans les cas où les règles de remplissage des lettres de voiture ne sont pas respectées, l'entrepreneur peut même être engagé en responsabilité administrative et pénale.

En tirant les conclusions de tout ce qui précède, nous pouvons dire qu'une feuille de route n'est pas seulement un formulaire, mais un document important qui reflète toutes les données sur le véhicule, la personne qui le conduit, l'itinéraire, etc. L'exécution correcte de ces documents garantit à l'entreprise l'absence de problèmes avec les autorités fiscales en cas de rapports annuels et de contrôles soudains.

Classification

Il existe actuellement plusieurs types de documents qui nous intéressent, applicables à tout transport connu. Sur cette base, les sous-marins peuvent être classés selon leur objectif comme suit :

• transport de passagers;
• transports spéciaux;
• véhicule cargo;
• taxi de passagers;
• bus.

Chaque formulaire a sa propre désignation alphanumérique. Par exemple, les règles de remplissage de la lettre de transport 4-C s'appliquent au transport de marchandises. En général, presque tous les formulaires ont une procédure de remplissage identique, cependant, selon la spécialisation du véhicule, elle peut comporter des ajouts mineurs.

Formulaires DP individuels

Toutes les organisations ne sont pas adaptées aux formulaires unifiés développés par les agences gouvernementales. Parfois, certaines colonnes s'avèrent superflues pour une entreprise particulière, il est donc permis de développer des formulaires PL individuels.

Ils doivent contenir les mentions obligatoires prévues par la loi ; le reste peut être ajouté ou supprimé à la demande du chef d'entreprise. Dans tous les cas, un tel formulaire est considéré comme légal et peut être soumis sur demande aux agences gouvernementales compétentes.

Durée de validité des documents

Selon les règles de remplissage des lettres de voiture, celles-ci doivent indiquer la durée de validité. Il ne faut pas oublier que le formulaire unifié n'est utilisé que pendant vingt-quatre heures. Dans des cas particuliers, des cases supplémentaires doivent être cochées. Mais la durée de validité du formulaire individuel a été étendue à trente jours.

Ces nuances doivent être connues de toutes les personnes impliquées dans le contrôle et le traitement du DP.

Colonnes obligatoires

Comme nous l'avons mentionné précédemment, chaque formulaire doit comporter un certain nombre de détails immuables, sans lesquels il est considéré comme invalide. Dans ce cas, la spécialisation du véhicule n'a pas d'importance. Par exemple, les règles de remplissage des lettres de voiture du formulaire 3 pour les voitures particulières impliquent l'inclusion d'un certain ensemble de colonnes et de cellules dans les formulaires :

1. Nombre.
2. Nom.
3. Durée de validité du formulaire.
4. Informations sur l'employé de l'organisation qui gère le véhicule :

• Nom complet du chauffeur qui travaillera sur le véhicule spécifié ;
• la date, sous forme de chiffres, et l'heure, au format heures et minutes, à laquelle l'examen médical du conducteur avant et après le voyage a été effectué.

5. Description détaillée du véhicule utilisé :

• son type ;
• modèle;
• modèle de remorque et de semi-remorque (s'ils n'y sont pas, la colonne n'est pas remplie) ;
• numéro d'immatriculation du véhicule ;
• kilométrage initial et une marque des kilomètres parcourus après la fin du quart de travail ;
• informations sur le départ et la fin du travail (date et heure).

6. Informations sur le propriétaire du véhicule.

En plus des colonnes répertoriées, tout entrepreneur peut ajouter les détails nécessaires. Ils peuvent divulguer, par exemple, le type d'activité de l'entreprise ou toute autre donnée à la discrétion de la direction.

Lettres de transport : exemple, règles de remplissage

Si vous envisagez d'utiliser un formulaire unifié pour votre travail, notre exemple vous aidera à vous y retrouver en remplissant le document. Gardez à l'esprit qu'il est double face. N'oubliez donc pas de saisir les données au dos de la feuille après le retour du chauffeur du voyage.

Dans les grandes organisations, des personnes spécialement formées remplissent ces documents et libèrent également les conducteurs et les véhicules sur l'itinéraire. Dans les petites organisations, où il n'est pas entièrement rentable de maintenir de tels spécialistes, cette responsabilité est confiée à toute personne. Par exemple, un comptable ou un chef d'entreprise.

Un employé engagé dans DP doit être familier avec toutes les règles et les nouvelles innovations introduites. Dans la section suivante de l'article, nous vous parlerons des subtilités des règles de remplissage d'une lettre de voiture pour une voiture de tourisme. Nous analyserons séparément les sous-marins destinés aux bus et aux véhicules de fret.

Exemple de remplissage

C’est l’une des options les plus simples qui ne comporte aucune complication. Cependant, pour un débutant, les règles pour remplir une feuille de route pour une voiture particulière peuvent sembler inutilement déroutantes. Après tout, un formulaire unifié est souvent intimidant en raison de l'abondance de colonnes et de détails. Examinons donc le recto de cet important formulaire.

Dans la partie supérieure gauche de la fiche, vous devez saisir la date de départ, le nom de l'organisme (exactement tel qu'écrit dans les documents constitutifs), les données complètes sur le chauffeur et la voiture. L'heure de départ du parking et de retour de l'itinéraire, constatée par le répartiteur, est également indiquée. Cela comprend également souvent des informations sur l’examen médical du conducteur et des informations sur la personne responsable des procédures effectuées.

Sur le côté droit du formulaire habituel, sont inscrits les codes des documents constitutifs de l'organisation, le numéro du formulaire lui-même (il est fixé arbitrairement, mais dans l'ordre, en partant du précédent), le kilométrage, les données des personnes qui ont vérifié le l'état technique du véhicule et la marque du carburant. La quantité de carburant et de lubrifiants délivrée est également inscrite ici, si elle est acceptée dans l'entreprise.

Au bas du formulaire, les signatures sont apposées par la personne qui donne le véhicule en bon état et par le conducteur qui a accepté le véhicule.

Le verso est rempli par la personne responsable qui a accepté la voiture après le vol. L'itinéraire, le temps de trajet et les kilomètres parcourus sont indiqués ici. La signature du conducteur est placée sous ces données. Parfois, un comptable ou le chef d’une organisation calcule le salaire d’un employé dans des colonnes spéciales, mais ces détails ne sont pas obligatoires.

Règles pour remplir les feuilles de route des bus

Ce document unifié porte le numéro six, en plus des colonnes obligatoires déjà décrites dans la section précédente, plusieurs autres y ont été ajoutées ; Gardez à l’esprit que sans eux, le formulaire n’est pas considéré comme correctement rempli et ne sera donc pas pris en compte par l’administration fiscale.

Une telle feuille de route contient des informations sur le conducteur et le conducteur. Les noms et initiales des deux personnes, ainsi que leurs numéros d’identification, sont inscrits dans les colonnes. Les numéros et noms des itinéraires doivent être indiqués. Parfois, des notes ou des tâches spéciales pour le conducteur sont incluses dans ces documents.

Étant donné que le bus part pour le premier et le deuxième quart de travail, la feuille de route contient des colonnes qui sont remplies par le répartiteur à son départ et à son retour au garage pour chaque quart de travail.

Camions

Tout d'abord, il faut tenir compte du fait que trois formulaires unifiés ont été créés pour les véhicules cargo :

• Pour le travail à la pièce. Ce formulaire est utilisé pour le transport à la pièce, lorsque le chauffeur a une idée des prix et peut voir son salaire au dos de la feuille de route à la fin du quart de travail.
• Prise en compte des tarifs horaires. Dans ce cas, le document indique le type de tarif, puis le salaire est calculé en fonction des résultats du voyage.
• Transport interurbain. Ce formulaire est marqué d'une bande rouge spéciale et est assez rarement utilisé. Le plus souvent, il est utilisé lorsque l'on travaille avec des marchandises économiques nationales.

Les règles pour remplir une lettre de transport de camion comprennent de nombreuses colonnes et sont considérées comme les plus complexes. Les lignes suivantes sont inchangées :

• colonne ou brigade;
• remorques;
• les accompagnants ;
• lieux de réception et de livraison des marchandises ;
• caractéristiques de la cargaison ;
• tonnage de fret ;
• le nombre de vols avec le fret déclaré qui constituent la tâche du conducteur ;

Habituellement, des personnes spécialement désignées sont impliquées dans la préparation de documents aussi importants ; dans les entreprises de transport, leur maintenance est simplement nécessaire.

Innovations dans les règles

Cette année, les règles pour remplir la feuille de route ont changé. Certains experts affirment qu’ils ont même facilité le travail des spécialistes. Mais d’autres considèrent les nouvelles règles pour remplir les formulaires de voyage plus complexes que les précédentes. Quoi qu’il en soit, tout entrepreneur travaillant avec différents véhicules devrait les connaître.

Auparavant, ceux qui laissaient des voitures sur l’itinéraire étaient tenus d’apposer le sceau rond de l’entreprise sur le document. Désormais, cela est considéré comme facultatif, mais les données de l'entreprise et du propriétaire de la voiture doivent être saisies dans les colonnes. Sans eux, le formulaire n’a aucune force juridique.

Les règles en vigueur depuis le 26 février de cette année prévoient qu'il est obligatoire d'inscrire sur la feuille de route les informations sur le contrôle technique de la voiture signées par le responsable. Ces données sont renseignées pour tous les types de véhicules.

Erreurs dans le remplissage du PL : à quoi elles peuvent conduire

Ne sous-estimez pas l’importance de remplir correctement ces documents. Par exemple, il existe des cas connus où des entrepreneurs individuels ont été impliqués dans un litige avec les autorités fiscales en raison du refus de déduire l'impôt sur le revenu des personnes physiques. Le Service fédéral des impôts a déclaré que le plaignant utilisait la voiture à des fins personnelles, car les feuilles de route étaient mal remplies et ne pouvaient donc pas être prises en compte dans l'affaire.

Il existe également d'autres cas, que nous n'aborderons pas, où des erreurs offensantes et banales dans des documents se sont révélées fatales. Nous vous conseillons donc fortement d'être plus attentif à la documentation et d'utiliser un journal spécial. Nous en parlerons dans la prochaine section de l'article.

Tenir un journal des documents de voyage

Si vous travaillez avec des véhicules, vous émettez et acceptez un grand nombre de lettres de voiture par jour. Leur mouvement doit être clairement suivi dans un journal, qui est généralement tenu par la personne responsable de la libération de la voiture.

Ce document se compose de parties textuelles et tabulaires. Les règles pour remplir le carnet de voyage sont assez claires, mais il ne faut pas les négliger. Cela peut être coûteux tant pour l’employé négligent que pour l’entreprise.

Le code OKPO complet est toujours renseigné sur la page de titre, et la période pendant laquelle le magazine sera utilisé est également indiquée. La partie tableau contient les cellules suivantes :

• numéro et date de délivrance du permis ;
• des informations sur l'employé conduisant le véhicule et son matricule ;
• numéro de véhicule attribué dans le garage ;
• signatures du chauffeur, du répartiteur et du comptable.

N'oubliez pas que le journal doit avoir une numérotation continue et prendre en compte absolument toutes les lettres de voiture émises pour la période indiquée dans le titre. Après avoir rempli le document, celui-ci est visé par le gestionnaire, qui le signe également. puis l'employé responsable coud le magazine et le dépose.

Le salarié responsable est nommé uniquement par le chef d'entreprise. Cela peut être fait par ordre ou précisé dans le contrat de travail. Gardez à l'esprit que les pouvoirs peuvent toujours être transférés à un autre employé par le prochain ordre de l'organisation.

De plus, ces responsabilités peuvent être transférées à une organisation tierce qui fournit des services similaires dans le cadre d'un contrat.

Au lieu d'une conclusion

Nous avons essayé de collecter pour vous les informations les plus pertinentes sur le sujet évoqué, qui seront utiles aux débutants et aux professionnels. Nous espérons qu'après avoir lu l'article, vous n'aurez plus de questions sans réponse sur le remplissage du PL.

Numéro d'enregistrement 12414

Conformément à la partie 1 de l'article 6 de la loi fédérale du 8 novembre 2007 N 259-FZ « Charte des transports routiers et des transports électriques terrestres urbains » (Législation collective de la Fédération de Russie, 2007, N 46, art. 5555) Je commande :

1. Approuver les mentions obligatoires ci-jointes et la procédure de remplissage des lettres de voiture.

2. Reconnaître comme invalides les arrêtés du ministère des Transports de la Fédération de Russie :

du 30 juin 2000 N 68 « Sur l'introduction des documents de voyage pour les entrepreneurs individuels exerçant des activités de transport dans le transport routier » (enregistré par le ministère de la Justice de Russie le 3 juillet 2000, enregistrement N 2298) ;

du 22 septembre 2003 N 191 « Sur l'introduction de modifications et d'ajouts à l'arrêté du ministère des Transports de la Fédération de Russie du 30 juin 2000 N 68 » (enregistré par le ministère de la Justice de Russie le 6 octobre 2003, enregistrement N 5150).

Ministre I. Levitin

Détails obligatoires et procédure pour remplir les formulaires de voyage

I. Dispositions générales

1. Les détails obligatoires et la procédure de remplissage des lettres de voiture sont élaborés conformément à la loi fédérale du 8 novembre 2007 N 259-FZ « Charte du transport routier et du transport électrique terrestre urbain » (Législation collective de la Fédération de Russie, 2007, N 46, art. 5555) .

2. Les informations obligatoires et la procédure de remplissage des feuilles de route sont utilisées par les personnes morales et les entrepreneurs individuels exploitant des voitures, des camions, des bus, des trolleybus et des tramways.

II. Mentions obligatoires de la lettre de transport

3. La feuille de route doit contenir les informations obligatoires suivantes :

1) nom et numéro de la lettre de voiture ;

2) des informations sur la durée de validité de la lettre de transport ;

3) des informations sur le propriétaire (propriétaire) du véhicule ;

4) des informations sur le véhicule ;

5) informations sur le conducteur.

4. Les informations sur la période de validité de la lettre de voiture comprennent la date (jour, mois, année) pendant laquelle la lettre de voiture peut être utilisée, et si la lettre de voiture est émise pour plus d'un jour - les dates (jour, mois, année) de le début et la fin de la période pendant laquelle la lettre de transport peut être utilisée.

5. Les informations sur le propriétaire (propriétaire) du véhicule comprennent :

1) pour une personne morale - nom, forme juridique, localisation, numéro de téléphone ;

2) pour un entrepreneur individuel - nom, prénom, patronyme, adresse postale, numéro de téléphone.

6. Les informations sur le véhicule comprennent :

1) le type de véhicule (voiture particulière, camion, bus, trolleybus, tramway) et le modèle du véhicule, et si le camion est utilisé avec une remorque pour voitures, une semi-remorque pour voitures, en plus - le modèle de la remorque pour voitures, semi-remorque pour voitures;

2) plaque d'immatriculation nationale d'une voiture de tourisme, d'un camion, d'une remorque cargo, d'une semi-remorque cargo, d'un bus, d'un trolleybus ;

3) relevés du compteur kilométrique (kilomètres complets) lorsque le véhicule quitte le garage (dépôt) et entre dans le garage (dépôt) ;

4) la date (jour, mois, année) et l'heure (heures, minutes) du départ du véhicule de la place de stationnement permanente du véhicule et de son arrivée au parking spécifié.

7. Les informations sur le conducteur comprennent :

1) nom, prénom, patronyme du conducteur ;

2) date (jour, mois, année) et heure (heures, minutes) de l'examen médical avant et après le voyage du conducteur.

8. Des précisions supplémentaires peuvent être portées sur la feuille de route, en tenant compte des spécificités de l'exercice des activités liées au transport de marchandises, de passagers et de bagages par transport routier ou transport électrique terrestre urbain.

III. Procédure pour remplir une feuille de route

9. Une lettre de voiture est délivrée pour chaque véhicule utilisé par une personne morale ou un entrepreneur individuel pour le transport de marchandises, de passagers et de bagages par transport électrique routier et terrestre urbain dans les communications urbaines, suburbaines et interurbaines.

10. La lettre de voiture est délivrée pour une journée ou une durée n'excédant pas un mois.

11. Si, pendant la période de validité de la feuille de route, le véhicule est utilisé en équipes par plusieurs conducteurs, il est alors permis d'émettre plusieurs feuilles de route pour un véhicule séparément pour chaque conducteur.

12. Le nom de la feuille de route indique le type de véhicule pour lequel la feuille de route est émise (lettre de voiture particulière, lettre de voiture tramway, etc.). Le numéro de la feuille de route est indiqué dans la rubrique titre par ordre chronologique conformément au système de numérotation adopté par le propriétaire du véhicule. Dans la partie en-tête de la lettre de voiture, un sceau ou un cachet d'une personne morale, d'un entrepreneur individuel, qui possède les véhicules concernés sur la base de la propriété ou d'une autre base juridique, est apposé.

13. Les dates, heures et relevés du compteur kilométrique lorsqu'un véhicule quitte un parking permanent et entre dans un parking permanent sont inscrits par des personnes habilitées désignées par décision du chef d'entreprise ou de l'entrepreneur individuel, et certifiées par leurs cachets ou signatures indiquant les initiales. et noms de famille, sauf dans les cas où un entrepreneur individuel cumule les fonctions de chauffeur.

14. Les dates, heures et relevés du compteur kilométrique lorsqu'un véhicule quitte un parking permanent et entre dans le parking spécifié sont saisis par l'entrepreneur individuel si l'entrepreneur spécifié cumule les fonctions de conducteur.

15. En cas d'émission de plusieurs feuilles de route pour un véhicule séparément pour chaque conducteur, la date, l'heure et les relevés du compteur kilométrique de sortie du véhicule du stationnement permanent sont inscrits sur la feuille de route du conducteur qui est le premier à quitter la place de stationnement permanente , ainsi que la date, l'heure et les relevés du compteur kilométrique lorsqu'un véhicule entre dans un parking permanent - sur la feuille de route du conducteur qui est le dernier à entrer dans le parking permanent.

16. Les dates et heures de l'examen médical avant et après le voyage du conducteur sont indiquées par le travailleur médical qui a procédé à l'examen correspondant et certifiées par son cachet et sa signature indiquant le nom, le prénom et le patronyme.

17. Les propriétaires (possédants) de véhicules sont tenus d'enregistrer les lettres de voiture émises dans le journal d'enregistrement des lettres de voiture.

18. Les lettres de voiture émises doivent être conservées pendant au moins cinq ans.